spot_img
spot_img
HomeE-InvoicingAplikasi Invoice7 Prinsip Membuat Invoice yang Harus Diketahui

7 Prinsip Membuat Invoice yang Harus Diketahui

Tahukah kamu? ada banyak hal penting yang perlu  dipahami oleh seorang pebisnis. Salah satunya adalah cara membuat invoice atau tagihan. 

Hal ini merupakan salah satu poin penting dalam dunia bisnis karena tagihan menjadi komponen dalam pembukuan keuangan bisnis. 

Dokumen ini berisikan informasi penagihan kepada pelanggan dan dibuat sebagai bentuk permintaan agar pelanggan membayar sesuai jumlah yang ditagihkan.

Prinsip Pembuatan Invoice

Tagihan ini tidak boleh dibuat asal-asalan lho, apalagi jika kamu ingin bisnismu terlihat lebih profesional. Pastikan untuk membuat tagihan dengan baik dan benar agar kredibilitas bisnis juga meningkat. 

Berikut ini adalah 7 prinsip penulisan tagihan atau invoice yang bisa kamu praktikkan:

  1. Gunakan Template yang Tepat

Kamu bisa menggunakan template tagihan yang mudah dijumpai secara online saat ini.

Template ini bisa mempermudah kamu untuk membuat tagihan apalagi jika kamu masih pemula di bidang bisnis. 

Namun pastikan bahwa jenis template yang digunakan tepat dan memang sesuai dengan bisnis yang kamu jalankan. Tidak ada salahnya untuk membuat tagihan baru dengan template yang sedikit diubah atau direvisi. 

Baca juga: Intip Contoh Template Invoice Penjualan, Pembayaran, dan Tagihan Yuk!

  1. Berikan Identitas Bisnis

Pastikan kamu menyertakan identitas bisnis di tagihan tersebut. Karena ini dapat mempermudah pembeli mengenali bisnismu. Selain itu, adanya identitas ini juga akan menambah nilai legalitas dari tagihan tersebut. 

Jadi tagihan ini tidak semata-mata kamu keluarkan, melainkan sudah bersifat legal karena berada di bawah perusahaan atau bisnismu tadi. 

Identitas ini bisa dijadikan kop atau bagian judul dari tagihan. Jika kamu ingin meningkatkan value atau kredibilitas bisnis, maka hal ini sangat penting untuk dilakukan. 

Jangan memakai format tagihan yang polos tanpa ada identitas bisnis di dalamnya. Dari segi estetika juga pasti akan terasa kurang bagus, jika kamu tidak menyertakan identitas atau ciri khas bisnismu di dalamnya. 

  1. Masukkan Data Pembeli

Jangan lupa masukkan data pembeli ke dalam tagihan yang akan kamu kirimkan tadi. Data pembeli ini harus jelas ya karena ini juga akan berpengaruh pada kredibilitas bisnismu di mata konsumen. 

Identitas ini harus disertakan baik untuk konsumen yang sifatnya individu maupun perusahaan. Jika perusahaan, kamu wajib menulis nama perusahaannya lengkap dengan alamat. 

Selain nama dan alamat, kamu juga bisa menuliskan nomor kontak si pembeli. Karena akan mempermudah pembeli untuk meyakini bahwa memang dirinya yang harus membayar tagihan tersebut.

Jadi jelas kemana tagihan ditujukan dan bukan hanya dibuat tanpa identitas yang pasti. 

  1. Sertakan Data Penerima Transaksi
invoice
Ilustrasi mengirimkan invoice pada pelanggan

Penting sekali untuk memasukkan data penerima transaksi di dalam sebuah tagihan. Data penerima ini maksudnya adalah data dari dirimu sebagai pihak penerima pembayaran dari tagihan tersebut. 

Jika kamu menyertakan data penerima pembayaran, maka konsumen bisa lebih mudah mengenali tagihan yang dikirimkan tadi. 

Di sini kamu juga harus menyebutkan nomor rekening yang bisa digunakan untuk membayar transaksi. Jadi jelas bagi pelanggan kemana harus melakukan transaksi. 

Ini juga akan membantu mengurangi risiko terjadinya penipuan dan akan meningkatkan rasa percaya konsumen terhadap bisnis yang Anda jalankan. 

Selain itu, ini juga akan mempermudah pelanggan untuk menyelesaikan kewajiban transaksinya. 

  1. Sebutkan Detail Produk

Sebuah invoice juga harus menyebutkan detail produk yang dibeli atau ditransaksikan.

Kamu sebaiknya menyebutkan apa saja produk yang dibeli oleh pelanggan, dan jika memungkinkan kamu bisa memberikan sedikit penjelasan produk. 

Tujuannya adalah untuk mempermudah pelanggan mengenali tagihan yang harus dibayar. Terkadang pelanggan sendiri lupa apa yang sudah dibeli dan apa yang harus dibayar. 

Deskripsi produk ini bisa berupa nama produk, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan harga total. Jangan lupa, jika ada potongan harga maka harus dicantumkan juga. 

Tujuannya agar tidak terjadi kesalahan pembayaran dan jumlah yang dibayarkan memang sudah sesuai dengan ketentuan. 

  1. Gunakan Tanggal dan Nomor 

Pastikan kamu menyertakan tanggal dan nomor tagihan yang akan dikirim kepada pelanggan.

Ini juga penting karena akan mempermudah proses pembukuan keuangan bisnis nantinya. 

Jadi sebenarnya tagihan ini tidak hanya dibutuhkan untuk meminta pembayaran dari konsumen namun juga digunakan dalam menyusun pembukuan keuangan.

Jauh lebih mudah untuk membuat rekap arus kas jika ada tanggal dan nomor tagihan yang jelas. Jadi proses penulisannya juga lebih mudah dan tracking-nya juga tidak akan terlalu sulit. 

Pastikan nomor ini sesuai ya dengan urutan tagihan yang sudah dikeluarkan oleh bisnismu dalam periode waktu tertentu. 

  1. Sebutkan Ketentuan Pembayaran

Pada tagihan yang kamu berikan kepada pelanggan, pastikan ada informasi tentang ketentuan atau aturan pembayaran. Tidak hanya butuh informasi jumlah uang yang harus dibayar, pelanggan juga perlu tahu bagaimana ketentuan pembayarannya. 

Misalnya, apakah pembayaran dilakukan secara tunai atau angsuran. Jika angsuran maka ada berapa kali pembayaran dan harus dilakukan lewat mana. 

Ketentuan pembayaran ini akan mempermudah pelanggan untuk menyelesaikan kewajiban tagihannya. Jadi tidak perlu menghubungi bisnismu berulang kali hanya karena tidak paham dengan ketentuan pembayaran yang harus diikuti. Ini jauh lebih efektif dan akan mempercepat proses transaksi oleh pelanggan. 

Itulah prinsip dalam pembuatan invoicing yang harus kamu ketahui agar dapat mengembangkan bisnis lebih akurat. 

Kini kamu bisa dengan mudah membuat tagihan untuk pelanggan menggunakan fitur invoicing digital dari Sahabat Bisnis.

Proses pembuatan tagihan bisa berjalan lebih mudah dan efektif. 

Kamu juga bisa meminimalkan kesalahan dengan adanya fitur canggih yang tersedia.

Selain itu, kamu juga bisa menikmati fitur mobile-friendly yang akan dirilis untuk membuat invoice secara mudah lewat smartphone kamu. 

Sangat membantu sekali, bukan? Dapatkan informasi lebih lengkap mengenai Sahabat Bisnis dan manfaatkan fitur-fitur invoice-nya dengan klik gambar di bawah!

spot_img

Latest articles

Explore more

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here