spot_img
spot_img
HomeE-InvoicingAplikasi InvoiceApa Itu Invoice dan Apa Saja Kesalahan yang Biasa UMKM Lakukan?

Apa Itu Invoice dan Apa Saja Kesalahan yang Biasa UMKM Lakukan?

Ketika kamu memutuskan untuk memulai suatu bisnis, maka kamu harus mengetahui berbagai hal terkait proses bisnis, salah satunya adalah proses invoicing. Lantas, Apa itu invoice? Bagi pelaku bisnis, mengetahui proses invoicing sangatlah penting. 

Apa Itu Invoice? 

Invoice merupakan dokumen komersial berisi rincian waktu dan catatan transaksi, transaksi tentu saja antara penjual dan pembeli. Fungsi utamanya adalah untuk menagih pembayaran kepada pembeli atau pihak yang menggunakan jasa. 

Karena fungsinya adalah untuk menagih pembayaran, maka invoice dikeluarkan setelah pembeli menyelesaikan pemesanannya dan penjual akan mengirimkan pesanan tersebut. Invoice juga bisa dikeluarkan setelah pembeli menyelesaikan order dari pengguna jasa, seperti jasa desain atau foto. Fungsi berikutnya adalah sebagai arsip, bukti pajak, maupun dokumen yang dikirimkan ke pembeli. 

Selain mengetahui apa itu invoice, kamu juga harus mengetahui komponen penting yang harus ada di dalam invoice, adalah:

  • Nomor invoice,
  • tanggal terbit invoice,
  • nama dan alamat dua belah pihak yang terlibat jual beli,
  • rincian barang dan jasa yang menjadi objek transaksi jual beli, pajak,
  • tanggal jatuh pembayaran,
  • sistem pembayaran,
  • diskon (bila ada), dan
  • syarat ketentuan pembayaran (opsional).

Baca juga: 9 Keuntungan Menggunakan Software Invoice Gratis

Kesalahan Umum Yang Kerap Dilakukan UMKM Dalam Melakukan Invoice

Setelah memahami invoice itu apa, maka pertanyaan berikutnya adalah sudahkah pemilik usaha melakukan pengelolaan invoice secara baik atau mungkin masih belum, dan justru dalam pengelolaan invoice masih melakukan kesalahan?

Penagihan wajib diurus oleh para pemilik usaha, bukan hanya berfokus pada bidang penjualannya saja.

Hal ini termasuk dalam pemasukan maupun pengeluaran.

Untuk kepentingan perusahaan dimasa mendatang, seperti untuk pelaporan keuangan dan kepentingan analisis data, seyogyanya invoice dikelola dan disimpan dengan rapi. 

Namun, masih banyak perusahaan yang meremehkan pengelolaan invoice sehingga menyebabkan terjadi kesalahan-kesalahan termasuk nota pembayaran yang tercecer. Padahal, data invoice ini berfungsi terhadap keakuratan dan transparansi keuangan perusahaan. 

7 Hal yang Sering Salah dalam Proses Pengelolaan Invoice

1. Ketidaklengkapan atau Kesalahan Identitas

Ketelitian merupakan kunci pembuatan invoice, karena banyak sekali kesalahan yang kadang tidak bisa dihindari seperti kurangnya identitas bahkan bisa jadi kurang lengkap.

Lebih parah lagi jika identitas yang ditulis dalam invoice ternyata salah, baik dalam hal penulisan nama orang maupun perusahaan.

Identitas perusahaan yang tidak tercantum lengkap pun seringkali terjadi akibat luputnya ketelitian dalam proses pembuatan invoice 

2. Meremehkan Tagihan

Mayoritas pengusaha hanya berfokus pada peningkatan penjualan produk dan jasanya saja.

Banyaknya produk atau jasa yang terjual menjadi fokus mereka. ketika terdapat problem berupa klien yang belum mampu melunasi pembelian atau baru bisa kredit, pengusaha akan mempercayakan dengan memberikan produknya demi bisa menarik lebih banyak konsumen.

Tentu solusi seperti ini tidaklah salah, tetapi semua kreditur dan jumlah penagihannya wajib tercatat dengan cermat dan rapi.

Kemudian, semua data kredit tersebut harus bisa dilacak, hal ini merupakan antisipasi jangan sampai terjadi kredit macet bahkan terlupakan sehingga tidak terbayarkan.

3. Format Invoice yang Sulit Dipahami

Sisi estetika pada invoice merupakan sisi yang seringkali luput dari perhatian di banyak perusahaan, dan ini merupakan catatan tersendiri.

Padahal jika menilik dari segi kemudahan konsumen dalam menerima informasi yang jelas dan detail, aspek kerapian adalah aspek yang penting.

Evaluasi format invoice perlu dilakukan jika ditemui pada tampilan invoice kurang jelas bahkan membingungkan.

Hal ini bertujuan agar tidak terjadi keterlambatan tagihan dari perusahaan akibat konsumen yang tidak paham dengan informasi yang disampaikan dalam invoice.

Baca juga: Intip Contoh Invoice Penjualan, Pembayaran, dan Tagihan Yuk!

4. Deskripsi Informasi Tidak Jelas

Yang tidak kalah penting selain sisi kerapian adalah memperhatikan unsur kelengkapan yang detail dari invoice.

Dimulai dari harga produk, diskon dan pajak wajib tertera dengan jelas pada invoice. hal ini untuk menghindari kesalahpahaman harga yang disebabkan tidak jelasnya deskripsi pada invoice yang membingungkan konsumen.

Sehingga penting untuk perusahaan mencantumkan detail item dan additional cost pada invoice.

5. Tidak Adanya Pemberitahuan Tenggat Waktu dan Denda

Terdapat dua hal yang tidak boleh dilupakan dalam invoice yakni batas tenggat waktu dan denda yang akan ditanggung konsumen jika terjadi keterlambatan dalam proses pembayaran.

Perusahaan mesti mengingat dengan jelas tenggat waktu yang diberikan kepada konsumen paling lambat kapan dan jika terlambat membayar maka konsumen akan dikenakan denda

Denda keterlambatan pembayaran ini harus disampaikan sejak awal.

6. Syarat atau Ketentuan yang Tidak Dicantumkan

Terdapat perihal lain yang mesti diketahui oleh pembuat invoice yakni pencantuman suatu keterangan pada invoice yang dikirim pada klien atau pelanggan.

Invoice dapat tejadi suatu kesalahan lainnya jika tidak ditemukan syarat dan ketentuan yang mengikuti.

Syarat dan Ketentuan lainnya yang tidak dicantumkan dalam invoice akan membuat konsumen menjadi kurang jelas dan tidak memahami isi invoice.

Pihak pembuat invoice seringkali lupa mencantumkan syarat dan ketentuan yang berisi keterangan tertentu, dan hasilnya akan berakibat pada terhambatnya proses pembayaran sehingga dikhawatirkan akan berdampak pada perputaran usaha.

7. Dokumentasi yang Berantakan

Last but not least, yang masuk dalam salah satu kesalahan yang sering dilakukan oleh pembuat invoice adalah dokumentasi yang berantakan, hal ini membuat pengarsipan invoice menjadi tidak rapi.

Apalagi jika terjadi invoice yang sudah selesai dibuat kemudian terselip bahkan hilang karena tidak segera dikirimkan, tentu kesalahan pada dokumentasi menjadi hal yang perlu diwaspadai.

Invoice yang tidak disusun dengan rapi dapat memberikan dampak negatif bagi kemajuan bisnis suatu perusahaan dimasa mendatang. Hal ini disebabkan dokumentasi invoice yang berantakan dapat menyebabkan terhambatnya tagihan dan pembayaran oleh konsumen. Jadi pengarsipan dokumen invoice wajib diperhatikan dengan baik dan cermat.

Sebisa mungkin hindarilah berbagai kesalahan dalam pembuatan invoice seperti yang telah di jelaskan di atas, agar invoice pada akhirnya bisa berfungsi dengan tepat guna dan baik.

Hal-hal diataslah yang perlu diperhatikan dalam pembuatan invoice, agar tidak ada kesalahan di kemudian hari pastikan pembuatan invoice dengan cermat dan detail

Itulah informasi tentang apa itu invoice dan kesalahan yang kerap dilakukan para UMKM. Kali ini invoice Sahabat Bisnis hadir dengan fitur menarik dan bermanfaat, salah satunya invoice financing.

Fitur ini digunakan sebagai pendukung bisnis UMKM dan dapat digunakan para pelaku usaha sebagai sarana penambah modal.

Invoice financing ini merupakan sebuah bentuk pinjaman jangka pendek yang menggunakan jaminannya adalah tagihan invoice yang belum dibayar.

Menariknya, Jumlah pada faktur yang belum terbayar bisa menjadi jumlah pinjamanan yang hendak diajukan.

Yuk coba buat Invoice kamu di Sahabat Bisnis. Gratis!

apa itu invoice
spot_img

Latest articles

Explore more

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here