Cara Membuat Invoice Tagihan: Syarat dan Ketentuan

0
196
Cara Membuat Invoice Penagihan

Cara membuat invoice tagihan merupakan suatu hal yang tidak cuma perlu untuk dipahami saja, namun juga harus diimplementasikan dengan baik. Khususnya mengenai elemen-elemen yang tersedia di dalamnya, mulai penanggalan, kolom informasi, hingga terms & condition.

Teruntuk terms & condition atau syarat & ketentuan yang ada dalam invoice tagihan sebaiknya disusun dengan secermat mungkin. Dengan begini, pihak tertagih yang berniat curang tidak akan menemukan celah untuk tidak melunasi hutang-hutang tanggung.

Nah, memang bagaimana sih, cara untuk menciptakan terms & condition yang baik, benar, dan tidak bercela? Sebaiknya pelajari langkah-langkah mudahnya dalam informasi ringkas di artikel satu ini!

Cara Membuat Invoice Tagihan Bagian Syarat dan Ketentuan

Untuk menyusun syarat dan ketentuan pada faktur atau invoice tagihan, kamu tidak boleh hanya berbekal ilmu merangkai kalimat saja, namun pemahaman akan aspek lainnya seperti hukum atau regulasi, hingga ketentuan denda pun harus kamu kantongi. 

Melalui syarat dan ketentuan yang disusun dengan baik, pastinya kamu bisa terhindar dari masalah dan sejumlah implikasi hukum. Maka demikian, yuk langsung saja ikuti langkah-langkah penyusunan syarat dan ketentuan untuk faktur yang baik dan benar berikut:

  • Memastikan Seluruh Bagian Penting dalam Invoice

Langkah terawal yang sebaiknya kamu lakukan adalah memastikan semua bagian penting dalam invoice sudah tersedia. Pastikan keseluruhan hingga logo bisnis, format kolom, dan informasi kontak bisnis kamu sudah benar.

Dengan memastikan seluruh bagian dalam faktur tersedia dengan benar, maka itu akan berguna untuk mencegah kesalahpahaman jika kedepannya mengaitkan bagian tersebut dengan rujukan terms & condition.

  • Mempertimbangkan Seluruh Kemungkinan Masalah dan Skenario Hukum

Sebelum menyusun terms & condition untuk invoice, apalagi invoice tagihan, sebaiknya pertimbangkan terlebih dahulu kemungkinan-kemungkinan apa saja yang bisa muncul. Berikut adalah contoh singkat beberapa kemungkinan tersebut:

  1. Langkah yang akan diambil ketika pihak tertagih tidak melunasi tagihan?
  2. Adakah insentif apabila pihak tertagih melunasi tagihan lebih awal?
  3. Berapa pengenaan bunga untuk pelunasan lebih dari jatuh tempo?
  4. dan lain sebagainya

Lewat mempertimbangkan kemungkinan-kemungkinan itu, kamu bisa menyusun syarat dan ketentuan dengan mudah dan tepat. Selain itu, hal ini juga akan berguna untuk memastikan pelunasan dan melindungi bisnis kamu apabila ada tindakan hukum.

Baca Juga: 6 Cara Mengatasi Invoice Tagihan yang Telat Dibayar

  • Menggunakan Bahasa yang Lugas, Sopan, dan Sederhana

Dalam aspek profesional apapun, ketiga kualitas bahasa ini selalu diterapkan. Termasuk dalam menjalin relasi bisnis dan khususnya dalam faktur atau invoice. Dengan begitu, pemahaman akan syarat dan ketentuan bisa lebih mudah. 

Selain itu, penggunaan bahasa yang lugas, sopan, dan sederhana pun bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan mitra bisnis, sehingga mereka menginginkan kerja sama dalam waktu yang lama.

  • Menyertakan Definisi Setiap Produk atau Jasa yang Disediakan, Begitupun dengan Ruang Lingkup atau Proyek 

Cara membuat invoice tagihan dalam ranah terms & condition selanjutnya adalah seputar definisi. Bisa dibilang, ini merupakan bagian paling krusial dari terms & condition dalam invoice. Sebab, definisi berguna untuk meluruskan pemahaman. 

Jadi, dalam pendefinisian, mulailah dengan menyusun sebaris kalimat. Jika kamu merasa ‘ada yang kurang’ dalam kalimat tersebut, sebaiknya revisi. Lakukan hingga mendapatkan definisi yang pas untuk masing-masing produk, jasa, dan lainnya. 

Ujilah pemahaman orang lain terhadap definisi-definisi tersebut sebelum benar-benar mencantumkannya pada terms & condition suatu invoice. Caranya? Cukup tanyakan pendapat orang sekitar tentang pemahamannya setelah membaca definisi. 

  • Mempersingkat Jangka Waktu Pembayaran

Biasanya jangka waktu untuk melakukan mitra bisnis melakukan pembayaran sekitar 30 hari. Namun terkadang tidak sedikit mitra bisnis yang kurang bertanggung jawab sehingga melunasi invoice tagihan lebih lama dari jangka waktu tersebut. 

Dengan begitu, bisnismu akan mengalami kemacetan arus kas. Untuk mengatasi hal ini, lebih baik persingkatlah jangka waktu pembayaran. Namun sebelum itu, tinjaulah standar invoice yang berlaku di negaramu.  

Cara Membuat Invoice Tagihan
  • Menyorot Jaminan dan Garansi

Sudah umum jika produk atau jasa memiliki garansi atau jaminan masing-masing. Dalam syarat dan ketentuan, Kamu bisa menyorot tentang hal ini, utamanya tentang penukaran garansi hingga bagaimana mitra bisnis bisa kehilangannya. 

  • Menyorot Konsekuensi Keterlambatan Pembayaran 

Memang tidaklah sedikit mitra bisnis yang membayar tagihan lebih dari tanggal jatuh tempo. Agar bisnis kamu bisa menyiasati hal ini, sebaiknya cantumkan konsekuensinya. Bisa berupa denda atau pemutusan hubungan bisnis. 

  • Membubuhkan Kalimat Pemanis

Cara membuat invoice tagihan mengenai terms & condition selanjutnya adalah membubuhkan kalimat seperti “sebaiknya lunasi invoice dalam 21 hari”, atau bisa juga “terima kasih atas kepercayaan Anda”.

  • Membuat Tidak Cuma Satu Varian

Mitra bisnis tentunya tidak terbatas pada satu jenis saja. Akan ada banyak jenis-jenis lain yang akan menjalin relasi bisnis dengan bisnismu. Maka demikian, jangan cuma menyediakan terms & condition 1 jenis saja. Namun sesuaikan dengan jenis mitra.

Membuat Invoice Tanpa Ribet dengan E-Invoice dari Sahabat Bisnis 

Menyusun struktur invoice memang bukan hal yang mudah. Namun, ini bisa semakin mudah jika bisnis kamu menggunakan e-invoice dari Sahabat Bisnis karena layanan ini sudah menyediakan format invoice sesuai kebutuhan bisnis dan tentunya aksesnya GRATIS

Dengan e-invoice Sahabat Bisnis, kamu tidak perlu ribet menyusun struktur atau format dari suatu invoice. Cukup bersantai menggunakan PC, laptop, tablet, atau smartphone untuk mengakses https://sahabatbisnis.id lalu daftar dan nikmati fitur serta keunggulannya. 

Nah, apakah kamu belum tahu fitur apa saja yang ada dalam e-invoice Sahabat Bisnis? Jika belum, ketahuilah bahwa fitur-fiturnya meliputi dasbor manajemen, master data, mitra, tagihan, dan perhitungan pajak. 

Dengan e-invoice, cara membuat invoice tagihan pun bisa lebih mudah tanpa harus mengaturnya dalam Excel, Google Sheet, dan aplikasi serupa lainnya. Sehingga, kini kamu tinggal menyusun syarat dan ketetuan untuk dikirim pada pihak tertagih saja.Yuk, daftarkan bisnis kamu segera pada Sahabat Bisnis untuk menggunakan e-invoice segera!

Cara membuat invoice tagihan

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here