spot_img
spot_img
HomeE-InvoicingFungsi, Manfaat, Struktur, dan Cara Membuat Invoice Pembelian Barang

Fungsi, Manfaat, Struktur, dan Cara Membuat Invoice Pembelian Barang

Bukti transaksi merupakan sebuah kegiatan akuntansi yang penting dalam suatu bisnis. Bukti ini dikenal juga dengan sebutan invoice pembelian barang yang fungsinya tidak hanya sekedar dokumen transaksi saja, tapi juga untuk pencatatan atau pembukuan.

Setiap transaksi sejatinya harus dicatat secara detail dan lengkap. Tujuannya agar proses pembukuan lebih mudah diproses. Nah, di artikel ini, Sahabat Bisnis akan membagikan informasi terkait fungsi, struktur dan juga Membuat Invoice Pembelian. Jadi, yuk simak artikel ini hingga selesai.

Fungsi Invoice Pembelian Barang

Invoice pembelian atau faktur pembelian merupakan dokumen yang diterima oleh konsumen atau pembeli dari penjual. Faktur pembelian sama dengan faktur penjualan, hanya saja beda pandangan saja.

Fungsi dan cara kerjanya bisa kamu lihat dari gambaran langkah-langkah atau alur berikut:

  • Customer membuat purchase order atau pesanan pembelian.
  • Penjual menyiapkan pesanan dan faktur penjualan.
  • Saat barang atau atau jasa sudah diterima oleh customer, maka pada saat itu juga customer akan menerima invoice berupa tagihan pembayaran.

Itulah alur yang bisa menjelaskan tentang fungsi dari faktur pembelian barang tersebut. Selain itu, faktur ini juga sering disebut sebagai nota.

Manfaat Faktur atau Invoice Pembelian

Bagi pebisnis maupun customer, nota ini atau faktur pembelian ini dianggap penting dalam aktivitas bisnis. Berikut kami sudah merangkum apa saja manfaat-manfaatnya.

1.  Sebagai Bukti Pembelian Barang  

Faktur pembelian merupakan dokumen atau bukti fisik bahwa barang sesuai dengan keinginan para pembeli. Di dalamnya tertulis juga detail barang dan juga harganya.

2.  Informasi Nilai Tagihan

Pada faktur pembelian juga terdapat informasi nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh konsumen. Informasi ini berfungsi juga sebagai bukti saat penagihan.

3.  Dokumen yang Sah

Faktur juga merupakan sebuah nota atau dokumen yang sah di dalam pembukuan akuntansi.

4.  Sebagai Dokumen untuk Menunjukkan Stok Barang

Faktur pembelian bisa juga Anda manfaatkan sebagai dokumen perusahaan yang menunjukkan persediaan barang sesudah melakukan penjualan dan lainnya.

Baca juga: Cara Mudah Manajemen Stok Barang untuk Berbagai Usaha.

5.  Sebagai Dokumen untuk Klaim dari Customer

Faktur bisa dijadikan sebagai klaim oleh customer jika brang yang dipesan tidak sesuai sehingga bisa melakukan klaim garansi atau penggantian.

6.  Bukti Transaksi

Faktur pembelian juga bisa kamu gunakan sebagai bukti transaksi. Selain itu juga bisa digunakan oleh customer sebagai bukti bahwa barang yang mereka beli sudah diterima.

Struktur Pembuatan Faktur atau Invoice Pembelian Barang

Sebelum membuatnya, kamu harus mengetahui strukturnya terlebih dahulu. Tujuannya agar kamu mengetahui informasi data apa yang harus ada pada faktur tersebut. Berikut struktur yang harus ada pada pembuatan faktur pembelian barang.

  • Nama perusahaan atau identitas penjual. Kamu juga bisa menyertakan logo dan juga alamat perusahaan.
  • Kontak atau nomor telepon.
  • Nama konsumen atau pembeli yang bertransaksi dengan kamu.
  • Nomor faktur pembelian.
  • Detail transaksi meliputi nama atau jenis produk, harga per unit, dan total biaya yang harus dibayarkan.
  • Nama dan tanda tangan kasir.

Struktur di atas merupakan data-data yang bisa memudahkan proses pencatatan pembukuan. Dengan begitu, proses akuntansi bisnis menjadi lebih mudah diproses. Konsumen juga bisa mengecek data yang diberikan secara lengkap.

Faktur asli biasanya diserahkan langsung kepada pihak customer atau pembeli. Ini merupakan sebuah bukti pencatatan pembelian. Sedangkan salinannya disimpan atau dipegang oleh penjual.

Cara Membuat Faktur Pembelian

Saat ini ada dua cara pembuatan faktur pembelian yang bisa kamu pilih. Pertama menggunakan sistem elektronik dan kedua menggunakan sistem manual. Saat ini sistem manual sudah jarang digunakan, terutama dalam bisnis yang berbasis online.

Artinya, pembuatan faktur pembelian menggunakan sistem elektronik sehingga mudah diproses. Nah, di sini kami akan coba menjelaskan kepada kamu bagaimana cara pembuatan faktur pembelian secara elektronik.

1.  Memilih Software yang Tepat

Silahkan cari software yang tepat dan ideal untuk pembuatan invoice elektronik. Beberapa layanan bahkan sudah melengkapi fiturnya dengan sistem pembayaran yang tergolong lengkap.

2.  Siapkan Logo Perusahaan

Untuk yang ingin lebih formal dan elegan, kamu siapkan logo perusahaan terlebih dahulu. Setelah itu gunakan pada invoice lengkap dengan informasi nama perusahaan kamu. Dengan begitu, invoice menjadi lebih formal dan menarik.

3.  Masukkan Informasi Data Penjualan

Masukkan juga daftar produk yang dibeli oleh customer beserta data harga per unitnya. Lengkapi juga dengan total biaya yang harus dibayar. Biasanya kolom ini sudah disediakan oleh software terkait sehingga kamu tidak perlu membuatnya, dan langsung mengisinya.

4.  Kirim Invoice

Pengiriman biasanya sudah bisa langsung diproses karena beberapa aplikasinya sudah terintegrasi dengan beberapa media pengiriman seperti email, dan juga beberapa media lain sesuai dengan aplikasi yang digunakan.

Invoice pembelian barang merupakan salah satu dokumen penting baik untuk penjual maupun pembeli. Dokumen ini bisa digunakan untuk kebutuhan akuntansi, sedangkan untuk pembeli bisa digunakan juga untuk klaim. Kini kamu bisa membuatnya secara elektronik yang lebih mudah.

Solusi Mudah Buat dan Atur Invoice Penjualan

SaBi, sebagai Sahabat Bisnis kamu, punya solusi untuk kemudahan bisnis tanpa harus capek-capek bikin invoice secara manual. Kamu dapat mengirim tagihan kepada mitra dengan mudah, cepat, dan ringkas. Dilengkapi dengan Dasbor dan dapat digunakan secara mudah, kamu bisa membuat dan memantau semua invoice bisnismu. Seperti:

  • Buat invoice (menyertakan nama mitra, list barang, harga, tanggal dibuatnya tagihan, nomor invoice, tanggal jatuh tempo)
  • Kirim invoice ke email mitra.
  • Cek invoice terbayarkan/belum terbayarkan 

jadi, kamu tidak perlu membuat Invoice Penagihan ini secara manual (tulis sendiri/bikin di excel), kamu bisa gunakan solusi dari SahabatBisnis, yaitu E-Invoicing.

Invoice Pembelian Barang
spot_img

Latest articles

Explore more

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here