Ketika berbelanja di supermarket, apakah kamu pernah bertanya-tanya bagaimana sebuah supermarket bisa tetap menghitung dan mengantisipasi agar barang yang dijual tidak out of stock, kadaluarsa, atau rusak? Laporan pencatatan barang adalah jawabannya.
Laporan pencatatan tersebut sering disebut sebagai stock opname. Isinya meliputi catatan persediaan barang di gudang secara fisik. Kegiatan penghitungan dilakukan agar pelaku bisnis dapat mengetahui pencatatan dari pembukuan barang dagang secara akurat.
Kegiatan ini rutin dilakukan secara berkala. Sebelum berbentuk laporan, ada beberapa hal yang perlu untuk kamu siapkan. Simak penjelasan berikut.
- Mempersiapkan Tim Stok Barang
Stock opname penting dilakukan untuk mengetahui laba rugi sebuah perusahaan. Meski kegiatan ini dilakukan secara periodik, bukan berarti kamu meremehkannya.
Bagi perusahaan yang memiliki gudang persediaan dan diisi dengan stok dalam jumlah besar, sangat membutuhkan bagian staf khusus.
Jika skalanya besar, kamu akan membutuhkan orang-orang yang bertanggung jawab dalam hal persediaan.
Mulai dari controller, koordinator, training supervisor, counting supervisor, checking supervisor, dan control supervisor. Setiap bagian memiliki pekerjaan masing-masing. Dengan bantuan dari tim stok barang, kamu tak perlu lagi khawatir akan stok persediaan perusahaan.
- Melakukan Persiapan di Gudang
Selanjutnya, kamu wajib melakukan beberapa persiapan selama di gudang. Staf gudang dapat memberikan label khusus di setiap barang dan merapikannya sesuai dengan kode atau jenis barang.
Kemudian, tim bekerja dengan mencatat secara manual ke lembar pencatatan yang sudah disediakan. Namun, beberapa perusahaan sudah menggunakan aplikasi inventory manajemen yang memudahkan pengguna dalam menghitung jumlah persediaan secara otomatis dan akurat. Dengan penggunaan aplikasi, pekerjaan lebih cepat selesai dan efisien.
- Memproses Stok Barang
Setelah proses penghitungan stok selesai dilakukan oleh staf gudang, nantinya bagian akuntansi akan menerima lembar berisi pembukuan stok barang. Lembaran inilah yang dijadikan sebagai acuan dalam menghitung jumlah stok di gudang. Laporannya bisa berbentuk Excel atau dari aplikasi inventory lainnya.
Baca juga: Cara Mudah Manajemen Stok Barang untuk Berbagai Usaha
Sistem Membuat Laporan Persediaan Barang
Agar pekerjaan lebih efektif, kamu bisa menggunakan dua sistem berikut dalam membuat laporan pencatatan barang. Dua di antaranya yaitu Perpetual System (sistem pencatatan terus menerus) dan Subsidiary Ledger (buku besar pembantu). Berikut penjelasan singkatnya:
- Perpetual System
Perpetual merupakan metode yang melakukan pencatatan setiap waktu dengan menyesuaikan transaksi input dan output persediaan barang. Biasanya, setiap barang yang masuk dan keluar akan tercatat lewat pembukuan. Jika kamu menggunakan metode ini, maka akan terasa lebih mudah dalam menyusun laporan inventory dan neraca laba rugi perusahaan.
- Subsidiary Ledger
Subsidiary ledger atau buku besar pembantu adalah perpanjangan dari buku besar umum yang mencatat lebih detail dan spesifik mengenai transaksi tertentu. Di dalam buku, transaksi dikelompokkan berdasarkan kategori transaksi yang sama. Fungsinya untuk memudahkan dalam memuat rincian transaksi pada perusahaan. Informasi transaksi yang tidak tercantum di buku besar umum, bisa kamu temukan di buku besar pembantu ini.
Aplikasi Inventory Manajemen Mudahkan Laporan Barang Keluar dan Masuk
Tidak heran jika sebuah supermarket tidak pernah kehabisan stok untuk pelanggannya. Kuncinya karena memiliki laporan pencatatan barang yang akurat.
Ketersediaan barang ini juga dapat mempengaruhi penjualan dan kepuasan customer. Konsumen akan merasa senang dan setia kepada suatu perusahaan jika barang yang diinginkan tersedia.
Selain itu, stok yang selalu tersedia juga memudahkan penjualan di periode tertentu (terutama jika sedang tinggi). Kamu pun tak perlu khawatir jika kehabisan stok.
Agar proses penghitungannya jadi lebih cepat namun tetap memberikan data akurat, kamu bisa menggunakan aplikasi inventory manajemen.
Sahabat Bisnis memberikan solusi untuk melakukan pencatatan stok dengan lebih cepat, efisien, dan akurat. Kamu bisa menggunakan fitur-fitur yang tersedia di dalamnya. Berikut fitur-fitur inventory di Sahabat Bisnis:
- Dasbor Manajemen
- Manajemen Produk
- Manajemen Gudang (Multiple Warehouse)
- Pengalihan Inventaris
- Stock Opname
- Rekonsiliasi
Tak perlu waktu lama, hanya hitungan detik saja ketersediaan barang sudah terhitung secara otomatis! Setiap proses checkout dari konsumen baik online maupun offline, otomatis dihapus dari stok yang terdaftar.
Seluruh data terus diperbaharui sehingga kamu tak perlu lagi menginput data satu persatu. Lebih hemat waktu, tenaga, dan tidak melelahkan! Cara bergabungnya yaitu dengan sign up akun dan kamu sudah bisa menggunakan fitur-fitur yang ada di Sahabat Bisnis!
Sekarang sudah paham kan betapa krusialnya laporan pencatatan barang bagi sebuah perusahaan? Tak perlu lagi menyiapkan waktu dan tenaga besar karena semuanya dapat terhitung secara otomatis dengan aplikasi inventory manajemen dari Sahabat Bisnis.
Ingin bisnismu cuan terus? Daftar sekarang dan coba gratis!
