Taukah kamu, apa perbedaan invoice, nota dan kwitansi? Ternyata, ketiganya memiliki perbedaan.
Setiap transaksi yang kita lakukan, besar atau kecil memerlukan bukti yang jelas untuk pertanggungjawaban.
Invoice, nota dan kwitansi menjadi contoh buktinya. Namun, apakah kamu sudah mengetahui perbedaan diantara ketiganya?
Jangan salah, walaupun ketiganya adalah bukti transaksi, bentuk serta penggunaan ketiganya nyatanya berbeda.
Jadi, simak perbedaan selengkapnya berikut ini!
Perbedaan Invoice, Nota dan Kwitansi
Ketiga bentuk bukti transaksi ini ternyata memiliki sejumlah perbedaan, apa kamu pernah mendengarnya? Jika belum simak penjelasan lengkapnya berikut:
- Waktu Pembuatan
Untuk invoice, ternyata diterbitkan sesudah barang diterima atau setelah pesanan dilakukan. Sedangkan, kwitansi tidak demikian.
Kwitansi umumnya dibuat sesudah uang diterima.
Bagaimana dengan nota? Nota biasanya dibuat sebelum barang atau pesanan berpindah tangan.
- Bentuk
Tidak hanya waktu pembuatan, bentuk ketiganya juga berbeda. Bentuk dari invoice di setiap perusahaan umumnya berbeda-beda.
Bentuk invoice bergantung dari keunikan proses bisnis dan kebutuhan setiap bisnis. Sedangkan, kwitansi dimana saja bentuknya akan sama.
Invoice juga demikian, dimanapun dan kapanpun dikeluarkan, nota memiliki bentuk yang mirip antara satu dengan yang lainnya.
- Penggunaan
Perbedaan berikutnya dari segi penggunaan. Umumnya, invoice digunakan untuk transaksi kredit.
Berbeda dengan kwitansi, karena kwitansi digunakan untuk transaksi yang berbentuk tunai, dan nota dapat digunakan untuk kedua jenis transaksi tersebut.
Bahkan, lebih menariknya lagi nota dapat digunakan sebagai bukti pengembalian dan penerimaan barang pengganti.
- Pengguna
Apa perbedaannya dari segi pengguna? Bila dari segi pengguna, pengguna dari invoice biasanya adalah perusahaan.
Untuk kwitansi, serta nota penggunanya lebih ke bisnis kecil.
Pengertian Invoice
Setelah mengetahui perbedaan invoice, nota dan kwitansi, kamu tentu harus mengetahui pengertian ketiganya juga. Dimulai dari invoice, ya.
Apa itu invoice? Invoice merupakan dokumen komersial yang digunakan untuk mencatat transaksi kredit antara pihak penjual dan pembeli.
Invoice ini dibuat sesudah pesanan dilakukan atau barang telah diterima pembeli.
Setiap perusahaan pada dasarnya memiliki komponen, template hingga format berbeda. Format tersebut bergantung dari keunikan dan kebutuhan.
Berikut sejumlah fungsi invoice, antara lain:
- Mencatat Penjualan
Invoice memiliki peran penting agar bisa mencatat penjualan yang sudah terjadi. Pencatatan ini seperti sejumlah data penting.
Lantas, apa saja data penting yang harus dicatat?
Tentu sangat beragam mulai dari identitas penjual, pembeli, waktu transaksi, barang yang dibeli, nominal pajak sampai harga yang harus dibayar.
- Menjadi Payung Hukum
Jangan salah, invoice juga bisa dijadikan sebagai payung hukum, baik untuk penjual dan pembeli. Payung hukum tersebut digunakan ketika terjadi konflik antara keduanya.
Contohnya saja seperti pembeli menolak melakukan pembayaran ketika barang sampai, padahal jumlah dan barang yang diterima sudah sesuai dengan invoice.
Bila terjadi seperti ini, penjual bisa menuntut pembeli menggunakan invoice yang sudah disiapkan.
- Arsip
Invoice juga bisa digunakan sebagai arsip penjual untuk melakukan analisis serta pola pembelian pelanggan. Hal tersebut digunakan sebagai strategi bisnis masa depan.
Pengertian Kwitansi
Bagaimana dengan kwitansi? Kwitansi merupakan dokumen alat bukti bila sudah terjadi pembayaran atau penerimaan uang.
Kwitansi ini dikeluarkan serta ditandatangani oleh si penerima.
Setelah ditandatangani penerima, kwitansi akan diberikan pada orang yang membayar, atau dapat juga diteken oleh kedua belah pihak agar dapat memperkuat sisi legalitas.
Tentu saja adanya kwitansi bisa memudahkan pencatatan arus kas serta arus keluar masuk dalam pembukuan.
Biasanya, kwitansi menerangkan instansi atau toko, kemudian nama pemberi uang, nomor kwitansi, jumlah uang, nama dan tempat tanggal pembayaran.
Agar nantinya kwitansi mempunyai kekuatan hukum di persidangan ketika terjadi masalah atau sengketa, kamu bisa menempelkan materai kemudian ditandatangani.
Ada beberapa hal yang harus dijadikan perhatian ketika menggunakan kwitansi, apa saja?
- Jangan menandatangani kwitansi kosong, jangan sampai kwitansi tersebut disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggungjawab.
- Perhatikan nama lengkap penerima dan pemberi uang.
- Tambahkan tanda tangan yang ada di akhir tulisan.
- Cantumkan nama tempat serta tanggal transaksi yang berdekatan dengan tanda tangan si penerima.
- Bila nilai transaksi besar, harus dibubuhkan materai.
Pengertian Nota
Saat membahas perbedaan invoice, nota dan kwitansi tadi, mungkin sekilas kamu sudah mengenal nota. Untuk lebih jelasnya, nota merupakan bukti transaksi yang sah diberikan penjualan.
Nota ini diberikan pada pembeli setelah melakukan pembelian tunai. Umumnya, satu nota akan berisi dua rangkap. Satu nota untuk pembeli, kemudian satunya lagi untuk penjual.
Bukti transaksi ini akan membantu memeriksa jika terjadi kesalahan dalam transaksi.
Tidak hanya itu, informasi nota yang sudah dikumpulkan oleh penjual juga bisa direkap dan dijadikan sebagai bahan evaluasi penjualan serta stok barang.
Baca juga: 10 Alasan Pakai E Invoicing Software Lebih Menguntungkan
Mudahnya Membuat Invoice di Era Kini
Bila sekarang kamu memiliki bisnis yang sedang berkembang, penggunaan invoice memang jauh lebih direkomendasikan.
Agar lebih mudah membuat invoice, Invoice Digital dari Sahabat Bisnis bisa kamu jadikan sebagai pilihan.
Sahabat Bisnis akan membantumu membuat tagihan secara efisien sekaligus mengirimkannya ke mitra usaha.
Bukan hanya itu, kamu juga bisa memantau seluruh tagihan hanya dalam satu dashboard.
Dashboard tersebut berisi status tagihan, tanggal jatuh tempo dan status pembayaran untuk seluruh tagihanmu.
Menarik bukan? Jadi, tunggu apalagi?
Jangan hanya sekedar menjadikan informasi perbedaan invoice sebagai pengetahuan. Alihkan pembuatan invoice kepada Sahabat Bisnis agar lebih praktis!
Kamu bisa mencoba langsung fitur invoice ini di website Sahabat Bisnis sekarang! Gratis loh!
