spot_img
spot_img
HomeE-InvoicingKesalahan dalam Format Invoice Penagihan & 10 Lainnya

Kesalahan dalam Format Invoice Penagihan & 10 Lainnya

Format invoice penagihan merupakan suatu hal yang sangat krusial dan wajib untuk diperhatikan. Dengan teliti akan hal ini, maka kamu akan bisa menghindari kesalahan yang menyebabkan masalah. Misalnya seperti invoice tagihan yang tidak kunjung dilunasi mitra. 

Selain format, terdapat kesalahan lainnya yang biasa menyebabkan kendala-kendala lain. Artikel ini akan membahas seputar kesalahan yang umum terjadi dalam format-faktur penagihan dan beberapa kekeliruan lainnya. Jadi, jangan lewatkan pembahasan berikut!

Kesalahan Umum yang Ada Dalam Format Invoice Penagihan

Seperti yang telah kamu ketahui, format suatu faktur atau invoice penagihan memiliki sejumlah elemen penyusun, seperti nama perusahaan, nominal tertagih, dan lain sebagainya. Berikut adalah kesalahan yang umum terjadi dalam format tersebut:

  • Menghilangkan PPN

PPN atau Pajak Pertambahan Nilai merupakan suatu kewajiban yang harus dilunasi. Apabila dalam format invoice penagihan yang kamu tujukan pada mitra bisnis tidak mencantumkan hal ini, pastinya mereka akan menganggapnya sebagai diskon. 

Dengan begitu, ada 1 kemungkinan masalah beruntun karena kesalahan ini. Singkat kata, yakni jika pihak tertagih dengan sengaja ‘melewatkan’ pelunasan kewajiban PPN, maka mereka akan membayar dengan nominal yang jelas tertera saja.

Lantas, apabila kesalahan berupa penghilangan PPN ada dalam ‘banyak’ invoice tagihan untuk para mitra bisnis dan mereka pun mengacuhkannya, maka bisa jadi bisnis kamu yang merugi karena harus melunasi kewajiban pajak tersebut. 

  • Menghilangkan Nama Bisnis

Perlu kamu ketahui, identitas bisnis (atau nama lengkap jika kamu merupakan pedagang tunggal) wajib untuk disertakan dalam format invoice tagihan. Jika tidak, maka dampaknya adalah mitra bisnis yang menjadi skeptis atas tagihan tersebut. 

Bisa dikatakan, mereka akan meragukan keaslian tagihan tersebut sehingga dengan terburu-buru menganggapnya sebagai suatu bentuk penipuan saja. Maka demikian, ujung dari masalah ini yakni tidak lunasnya tagihan tersebut. 

  • Tidak Menyertakan Alamat

Kesalahan dalam format faktur tagihan selanjutnya yaitu tidak menyertakan alamat bisnis atau mitra. Konsekuensi buruk yang bisa terjadi karena hal ini biasanya tidak sampainya invoice tagihan pada penerima dan penurunan kepercayaan mitra. 

Baca juga: 6 Cara Mengatasi Invoice Tagihan yang Telat Dibayar

  • Celah atau Pengulangan Nomor Faktur

Penting! Dalam format invoice tagihan terdapat nomor faktur yang wajib mengikuti urutan tanpa celah maupun pengulangan. Jika kesalahan terjadi dalam elemen satu ini, pastinya menyebabkan pemeriksaan secara terperinci yang pastinya memakan waktu. 

  • Ketidakcocokan Nomor Faktur dengan Tanggal Penerbitan

Ini merupakan suatu kesalahan serupa dengan poin sebelumnya. Tentu saja, konsekuensinya pun sama. Invoice tagihan bisnis kamu dapat dianggap ‘hilang’ dan menyebabkan penyelidikan secara signifikan dilakukan. 

  • Melupakan Tanggal Jatuh Tempo
Format invoice Penagihan

Walaupun terlihat remeh, tanggal jatuh tempo merupakan hal yang penting. Sebab, kesalahannya dapat memengaruhi kepercayaan mitra pada bisnis kamu, atau bisa juga menjadi keuntungan bagi mereka. 

Intinya, apabila kamu melupakan tanggal jatuh tempo dalam invoice dan saat melakukan penagihan justru menyebutkan tanggal lebih dekat dari durasi semestinya, maka pihak tertagih bisa kecewa dan menurunkan kepercayaan terhadap bisnis kamu.

Skenario kedua yakni apabila melupakan tanggal jatuh tempo dalam invoice dan saat melakukan penagihan kamu menyebutkan tanggal lebih jauh dari durasi semestinya, maka pihak tertagih dapat menganggapnya sebagai perpanjang waktu dan berkilah. 

Dampak fatal dari kesalahan satu ini adalah jika mitra bisnis tertagih justru menganggap tidak adanya tanggal jatuh tempo sebagai kesempatan untuk tidak melunasi tagihan. Ditambah lagi jika kamu benar-benar melupakan piutang tersebut. 

9 Kesalahan Lainnya yang Biasa Terjadi dalam Invoicing

Nah, itu dia kesalahan yang biasa terjadi dalam format invoice tagihan. Dapat disimpulkan bahwa mayoritas dampaknya adalah kerugian dan tidak lunasnya piutang. Hindari kesalahan lainnya untuk menghindari kerugian bisnis – dalam poin berikut ini:

  • Tidak mengirim invoice ke alamat mitra yang benar
  • Tidak menyimpan dokumen-dokumen terkait wajib pajak
  • Tidak menawarkan metode pembayaran yang lebih fleksibel
  • Tidak memiliki salinan invoice
  • Tidak bersedia jika mitra melakukan ingin tahu lebih lanjut mengenai jalannya invoice
  • Lamanya pengiriman invoice
  • Tidak menyediakan customer success untuk menangani masalah invoice
  • Kekurangan tenaga kerja yang memproses invoice
  • Matinya sistem komputer dalam beberapa hari

Kesalahan Lainnya ke 10: Tidak Menggunakan E-Invoice

Ya! Kesalahan lain – selain format – yang kesepuluh adalah tidak menggunakan e-invoice. Padahal, ini merupakan terobosan terbaru yang bisa mempermudah bisnis kamu dalam pengelolaan, sehingga memengaruhi perkembangannya.

Sebagai pelaku bisnis, UKM, atau UMKM, sangat disayangkan jika tidak menggunakan e-invoice dari Sahabat Bisnis. Sebab, layanan ini bisa digunakan secara cuma-cuma dan tentunya dilengkapi oleh sejumlah fitur maupun kemudahan. 

Fitur-fitur yang ada dalam e-invoice Sahabat Bisnis meliputi histori dan detail pembayaran, orang yang melakukan transfer, tujuan transfer, manajemen produk, manajemen mitra atau SaBiNetwok, tagihan keluar, tagihan masuk, hingga perhitungan pajak. Pastinya fitur-fitur ini mudah untuk dipelajari dan prosesnya pun cepat. 

Dengan e-invoice, UKM atau UMKM milik kamu bisa melakukan invoice financing dengan cara menyetorkan invoice tagihan yang berlanjut pada pencairan dana. Sebelum pencairan dana, pastinya ada pihak penyeleksi yang melakukan pengecekan pada invoice yang kamu setor. 

E-invoice dari Sahabat Bisnis memudahkan dalam seleksi tersebut karena formatnya mudah dipahami, terstruktur, dan cepat untuk diakses. Intinya, kamu memiliki peluang besar dalam persetujuan pencairan dana. 

Jika kamu tertarik pada e-invoice Sahabat Bisnis, maka hal yang perlu kamu lakukan adalah cukup mengakses sahabatbisnis.id pada PC, laptop, tablet, maupun ponsel pintarmu. Selanjutnya tinggal daftarkan bisnismu, lakukan verifikasi, dan kelola manajemennya.

Yuk, gunakan e-invoice Sahabat Bisnis sekarang juga untuk memajukan UKM/UMKM milikmu dan mencegah kesalahan dalam format invoice tagihan!

Format Invoice Penagihan
spot_img

Latest articles

Explore more

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here