Invoice, istilah ini mungkin sudah cukup familiar di telingamu. Tapi, apakah kamu sudah pernah mendengar istilah seperti proforma Invoice?
Sebenarnya, invoice dan proforma menjadi hal yang sama-sama penting di dalam bisnis, karena keduanya berkaitan dengan pengeluaran dan pemasukan.
Oleh sebab itu, keduanya menjadi hal yang penting dipahami oleh pebisnis atau mereka yang baru berkecimpung dalam dunia bisnis.
Pemahaman tersebut bukan hanya sekedar tahu definisinya, tetapi juga mengetahui cara untuk membuatnya.
Apa itu Proforma Invoice?
Proforma atau pro forma invoice dibutuhkan oleh pembeli ketika mengajukan izin impor legal. Di Indonesia sendiri, proforma ini dilampirkan dalam Bea Cukai dan menjadi pemberitahuan nilai barang.
Walaupun selama ini berkas tersebut digunakan dalam transaksi impor, berkas ini tidak terbatas untuk hal tersebut.
Berkas ini juga bisa digunakan pada transaksi perdagangan jual beli biasa, atau pembayaran uang muka.
Jadi, apa itu proforma invoice? Istilah ini didefinisikan sebagai tagihan penjualan di awal.
Disebut sebagai tagihan penjualan awal karena dikirim pada pembeli sebelum pengiriman barang.
Di dalam berkas ini ditulis tagihan perkiraan pembayaran sehingga bukan jumlah pembayaran yang sebenarnya.
Karena invoice ini dikirim sebelum barang, umumnya dapat dimaknai sebagai itikad baik penjual serta pembeli dan menunjukkan jika keduanya memiliki komitmen melakukan transaksi.
Pembeli juga tidak diharuskan membayar jumlah sesuai dengan yang tercantum di invoice tersebut, sehingga dokumen ini tidak memberikan ikatan secara hukum.
Karena tidak memberikan ikatan secara hukum, invoice yang tidak disetujui oleh pembeli juga tidak harus dibatalkan. Invoice biasa dibiarkan begitu saja karena tidak mempengaruhi pos keuangan.
Sedangkan, transaksi bisa batal karena berbagai macam hal. Contohnya seperti harga yang tidak cocok, atau pembeli sedang mengalami kesulitan keuangan.
Baca juga: Langkah Mencatat Tagihan Penjualan dengan Tepat
Fungsi Proforma Invoice
Lantas, mengapa faktur proforma ini tetap dibutuhkan? Sebenarnya jawabannya cukup sederhana.
Walaupun pembeli sudah berkomitmen untuk melakukan pembelian, penjual belum dapat mengirimkan invoice resmi.
Contohnya, penjual belum dapat mengirimkan invoice resmi karena rincian akhir masih harus dikalkulasi.
Oleh sebab itu setelah pelanggan atau pembeli setuju, penjual baru mengirimkan barang kemudian mengirimkan invoice biasa.
Jumlah yang berada di faktur akhir, mungkin bisa sama dengan yang berada di proforma faktur atau jumlahnya bisa mendekati.
Bila diringkas, proforma faktur memiliki sejumlah kegunaan, antara lain:
- Sebagai syarat pembelian. Tidak sedikit klien yang mengharuskan adanya dokumen ini sebagai syarat.
- Berguna dari sisi penjual yang belum dapat mengirimkan invoice karena tidak memiliki semua detail transaksi yang dibutuhkan.
- Menjadi estimasi harga yang jumlah dananya harus disiapkan oleh pembeli.
- Digunakan untuk menyatakan nilai barang bea cukai.
- Sebagai sebuah bentuk itikad baik jika penjual serta pembeli akan melakukan transaksi.
Baca juga: Ini Dia Ciri-Ciri Aplikasi Tagihan yang User Friendly
Cara Membuat Proforma Faktur
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, tujuan utama dari pembuatan proforma faktur ini adalah menunjukkan pada pembeli perkiraan rincian transaksi.
Rincian transaksi tersebut seperti nomor invoice, nama perusahaan, detail kontak penjual, alamat pembeli, deskripsi barang, harga, diskon, syarat ketentuan, ketentuan pembayaran hingga tanggal masa berlaku.
Beda dengan faktur standar karena proforma faktur harus berisi sejumlah keterangan lain seperti catatan yang jelas bila dokumen tersebut merupakan faktur proforma.
Pada dasarnya, tidak ada standar baku dari faktur proforma, kamu bisa membuat sendiri sepanjang sejumlah data di atas dimasukkan dengan baik. Kamu juga bisa menggunakan aplikasi seperti Google Document dan Microsoft Word.
Beda Invoice dengan Proforma Faktur
Lantas, apa perbedaan invoice dan proforma faktur ini? salah satu perbedaan paling jelas antara keduanya adalah proforma memiliki sifat sementara.
Selain itu berbagai hal yang terkandung di dalamnya masih bisa berubah sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak. Sedangkan isi dari invoice tidak bisa lagi diganggu gugat.
Selain itu terdapat konsekuensi hukum yang akan menyertai jika setiap pihak tidak menjalankan kewajibannya.
Bukan hanya itu, ada beberapa indikator yang menjadi pembedanya, seperti:
- Waktu Penerbitan
Invoice umumnya dikeluarkan sebelum pembayaran dilakukan, sedangkan proforma faktur dikeluarkan sebelum dilakukan pengiriman barang.
- Tujuan
Selain waktu penerbitan, tahukah kamu perbedaan lainnya? perbedaan juga ada pada tujuan. Invoice digunakan untuk mengonfirmasi dan menagih pembeli atas barang serta jasa yang sudah disediakan.
Sedangkan proforma faktur hanya sekedar menunjukkan perkiraan harga yang dapat dinegosiasikan.
- Format
Pada invoice, seluruh detail transaksi seperti syarat dan logo perusahaan, bahkan ketentuan, masuk di dalamnya.
Sebenarnya proforma faktur hampir sama, tetapi harus dicatat tebal-tebal jika dokumen ini adalah proforma faktur.
- Akuntansi
Dari sisi akuntansi, invoice dicatatkan sebagai piutang atau lebih mudah disebut dengan utang dagang.
Beda dengan proforma faktur. Apa perbedaannya? Proforma faktur ini tidak dicatat dalam pembukuan dan hanya memberi gambaran secara umum saja.
Buat Invoice dengan Lebih Mudah
Dengan adanya perkembangan teknologi, sebenarnya kamu sekarang bisa dengan mudah membuat invoice. Sahabat Bisnis dengan senang hati akan membuat invoice secara lebih efisien.
Bukan hanya itu, Sahabat Bisnis nantinya juga akan mengirimkan invoice tersebut ke mitra usaha secara instan.
Mengapa kamu harus menggunakan Sahabat Bisnis? Ketika menggunakan Sahabat Bisnis, kamu bisa membuat tagihan hingga 5x jauh lebih cepat.
Kamu tidak perlu lagi melakukan proses yang berulang kali dengan membuat invoice di atas kertas.
Kamu bisa coba gratis berbagai fitur invoice di Sahabat Bisnis, loh!
Jadi, masih bingung membuat proforma invoice? Usir kebingunganmu bersama dengan Sahabat Bisnis sekarang juga!
