spot_img
spot_img
HomeE-InvoicingPunya Online Shop? Ini Tips dan Cara buat Invoice Tagihan untuk Toko...

Punya Online Shop? Ini Tips dan Cara buat Invoice Tagihan untuk Toko Online Kamu

Kamu punya online shop? Dan kamu punya supplier/reseller yang beli barang baku/jadi dari online shop kamu? Pastinya akan butuh invoice tagihan untuk memudahkan transaksi dari mereka. Apalagi, jika sistem pembayaran barangmu itu dilakukan secara bertahap. 

Makanya, SaBi sebagai Sahabat Bisnis kamu, punya panduan untuk kamu mengerti secara mendalam seluk beluk Invoice, pengertiannya, fungsi, sekaligus tips/cara buat invoice penagihan.

Penjelasan Apa Itu Invoice dan Fungsinya

Jadi, apa sih invoice itu? Baik secara pengertian, fungsi, dan tujuannya. Nah, sederhananya, invoice adalah dokumen berisikan daftar pembelian barang, nama barang, jumlah barang, dan harga barang yang harus dibayarkan dan ditujukan kepada pembeli.

Dengan kata lain, invoice adalah tanda hutang bagi si pembeli atas barang yang sudah di-order. Jadi, bagi si penjual, invoice ini lazim disebut invoice penagihan. Pun bagi si pembeli, invoice ini disebut juga dengan invoice pembelian.

Invoice tagihan juga sama dengan faktur atau dokumen penagihan, tapi di dalamnya jelas tertera biaya dan jumlah yang harus dibayarkan setelah pembeli membeli sesuatu atau setelah melakukan kesepakatan di Purchase Order

Invoice menjadi bukti seluruh transaksi pada dokumen akuntansi atau pembukuan perusahaan. Karena terkait transaksi, banyak model bisnis dengan tipe pembayaran tempo membutuhkan transaksi sesuai dengan kesepakatan waktu tertentu. Biasanya, transaksi model ini harus dilakukan dengan Invoice Penagihan dan ditujukan kepada pembeli, entah itu dari mitra/supplier/reseller.

Jenis Invoice yang berlaku dan biasa digunakan:

  • Invoice Biasa
    Invoice biasa banyak digunakan dalam transaksi sehari-hari, karena sifat dan isinya yang sederhana. Sebuah invoice biasa umumnya memuat mengenai perincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.
  • Invoice Konsuler
    Invoice konsuler adalah faktur yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jadi, kalau kamu melakukan aktivitas ekspor-impor, harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Biasanya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.
Baca juga: Cara Gampang Buat Invoice Penagihan, Tagihan Lancar Cuan Mengalir Deras!
  • Invoice Proforma
    Jika barang yang dibeli nantinya dikirimkan secara bertahap, maka penjual akan memberikan invoice proforma sebagai invoice sementara. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.

Biasanya, untuk kamu pemilik online shop, akan banyak menggunakan Invoice Biasa, cukup simpel dan sangat cocok untuk kebutuhan bisnis online shop.

Jangan Salah, Invoice dan Kwitansi Beda Lho!

Satu hal lagi, bagi sebagian orang, invoice tampak sama dengan kwitansi. Padahal, keduanya punya fungsi yang berbeda, lho. Jadi apa perbedaan keduanya?

Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima invoice setelah pemesanan. 

Sementara itu, kwitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.

Nah, setelah pengertian, jenis, dan perbedaan antara invoice dan kwitansi dipahami, sekarang simak tips gimana cara buat invoice penagihan dengan gampang berikut ini.  

Tips dan Cara buat Invoice Tagihan untuk Toko Online Kamu

Siapkan semua kebutuhan data yang ada di dalam Invoice Tagihan

Sebuah dokumen bisa dikatakan invoice apabila mengandung beberapa komponen di bawah ini:

  • Nomor Invoice
  • Tanggal Invoice Dibuat
  • Rincian Pembelian ( nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email dan lainnya).

Langkah Awal, Buatlah Nomor Invoice

Keberadaan nomor urut di sebuah invoice sangatlah penting untuk menjadi pembeda antara invoice satu dan lainnya. Biasanya, nomor urut invoice akan mencantumkan keterangan nomor transaksi, kode tagihan, bulan tagihan, dan tahun. 

Memang tidak ada peraturan baku mengenai penomoran invoice namun pada umumnya informasi-informasi tersebut yang dijadikan nomor invoice. Contoh nomor invoice: 123/INV-ABC/X/21.

Selain itu, nomor invoice penting dan harus disertakan, karena bagian dari filing/data, yang berguna kamu untuk memantau jumlah invoice ke berapa untuk si pembeli ini. Sertakan nomor invoice yang unik, atau selalu berbeda dengan nomor satu dan lainnya, karena ​Dalam pembukuan keuangan, nomor unik ini juga berguna agar tidak terjadi duplikasi pencatatan.

Buatlah rincian barang dengan jelas

Karena Invoice Penagihan ini ditujukan untuk pembeli, sudah pasti harus jelas nama lengkap yang ditagihkan, identitas berupa nama instansi/PT/Toko si pembeli, kemudian alamat, hingga nomor telepon. Kalau tidak jelas, maka invoice ini akan berpotensi balik lagi ke kamu, si pembeli merasa ada yang tidak sesuai maka dia tidak bisa melakukan transaksi.

Informasi utama yang sudah pasti harus ada di invoice adalah rincian barang. Rincian barang disini berupa nomor urut barang, nama barang, kuantitas, dan harga.

Keterangan subtotal, potongan harga, total harga, dan lainnya

Penting juga nih, kolom subtotal yang biasanya berada di bagian bawah invoice. Subtotal atau jumlah keseluruhan dibagi menjadi dua yaitu jumlah kuantitas secara keseluruhan dan jumlah harga barang yang akan ditagihkan.

Selain itu, di dalam invoice biasanya dicantumkan kolom khusus untuk potongan harga. Kalau harga jual barang sudah net dan tidak ada potongan harga maka kosongkan kolom potongan harga.

Keterangan jatuh tempo pembayaran, informasi bank yang dituju, dan lainnya

Kemudian, jatuh tempo pembayaran, nah jika invoice dikirimkan sebelum pembayaran, maka wajib mencantumkan tanggal jatuh tempo tagihan agar pembeli bisa mengetahui kapan batas waktu melakukan pembayaran.

Selanjutnya, untuk memudahkan pembeli untuk melakukan pembayaran, masukkan informasi akun bank penerima mulai dari nama bank, nama akun penerima, nomor rekening dan juga cabang bank. Terakhir, tanda tangan atau stempel Tanda tangan pada invoice bisa dalam bentuk digital ataupun secara langsung.

Bagi SaBi sebagai Sahabat Bisnis kamu, hal-hal di atas jadi cara yang paling gampang untuk membuat operasional bisnis kamu lebih mudah dijalankan. Apalagi, terkait pembayaran, cara membuat invoice penagihan ini wajib banget kamu terapkan.

Penggunaan E-Invoicing untuk Kemudahan Transaksi

Di dalam keseharian, kamu bisa saja menemukan kondisi ketika invoice penagihan ini harus dibuat lebih dari 100 invoice dalam satu waktu. Kerja kita akan dihabiskan hanya dengan membuat invoice penagihan ini. Sedangkan, keperluan bisnis lainnya harus terus diurus.

Nah, saat ini, dengan dibantu teknologi, pebisnis dapat menggunakan Invoice secara digital dan sudah sah digunakan sebagai faktur/dokumen penagihan. Hal ini yang akan sangat membantu kamu mengelola tagihan mitra/supplier dalam jumlah banyak di satu waktu tertentu.

SaBi, sebagai Sahabat Bisnis kamu, punya solusi untuk kemudahan bisnis tanpa harus capek-capek bikin invoice secara manual. Kamu dapat mengirim tagihan kepada mitra dengan mudah, cepat, dan ringkas. Dilengkapi dengan Dasbor dan dapat digunakan secara mudah, kamu bisa membuat dan memantau semua invoice bisnismu. Seperti:

  • Buat invoice (menyertakan nama mitra, list barang, harga, tanggal dibuatnya tagihan, nomor invoice, tanggal jatuh tempo)
  • Kirim invoice ke email mitra.
  • Cek invoice terbayarkan/belum terbayarkan 

jadi, kamu tidak perlu membuat Invoice Penagihan ini secara manual (tulis sendiri/bikin di excel), kamu bisa gunakan solusi dari SahabatBisnis, yaitu E-Invoicing.

Invoice Penagihan
spot_img

Latest articles

Explore more

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here