spot_img
spot_img
HomeE-InvoicingAplikasi InvoiceYuk, Ketahui Bagaimana Online Invoice Bekerja

Yuk, Ketahui Bagaimana Online Invoice Bekerja

Suatu bisnis perlu membuat online invoice atau invoice digital untuk memastikan pembayaran yang dilakukan oleh klien. Salah satu fungsi invoice adalah sebagai perjanjian yang dapat ditegakkan secara hukum antara bisnis dan kliennya. 

Bisnis yang dimaksudkan disini menyediakan dokumentasi layanan yang diberikan dan pembayaran terutang. 

Di pasar yang kompetitif saat ini, usaha kecil perlu menemukan cara yang lebih efisien untuk menghasilkan faktur dan melacak informasi keuangan mereka. 

Sayangnya, banyak dari mereka gagal memahami manfaat dari menagih klien mereka dengan benar. Hal ini seringkali mengakibatkan gangguan pada arus kas mereka. 

Mengapa? Karena terlambat menerima atau bahkan tidak menerima pembayaran sama sekali. 

Salah satu gebrakan baru yang harus kamu manfaatkan sebagai pelaku bisnis adalah menerapkan invoice secara online. 

Dengan invoice secara online, semua pekerjaan manual yang membosankan dan menghabiskan waktu secara otomatis dapat kamu eliminasi. 

Jika sudah terdigitalisasi, kamu cukup memasukkan informasi kontak klien satu kali, kemudian informasi tersebut secara otomatis dimasukkan ke dalam invoice hanya dengan mengklik tombol. 

Bagaimana sistem kerjanya? Simak penjelasannya berikut ini!

Cara Kerja Online Invoice/Invoice Digital

Software Invoice Gratis
Dashboard Sahabat Bisnis

Semakin mudah kamu membuat klien membayar dengan invoice secara online, maka semakin cepat kamu mendapatkan uang.

Dengan invoice yang sudah terintegrasi secara online, pengirimannya dapat dilakukan secara instan tanpa harus menunggu pengiriman melalui tukang pos.

Jika suatu pekerjaan sudah diselesaikan, pelaku bisnis dapat langsung menagih dan mendapatkan bayaran melalui invoice secara online tanpa harus menunggu akhir bulan. 

Mungkin kamu bertanya-tanya apa perbedaan invoice digital dengan jenis yang lainnya, bukan? 

Sebenarnya, informasi yang tercantum dalam invoice berbentuk online sama dengan jenis yang biasa hanya saja menggunakan format digital.

Pembuatan invoice digital dapat menggunakan perangkat lunak yang telah menyediakan template dan informasi penagihan yang dibutuhkan. Setelah invoice dibuat, perangkat lunak akan memberikan informasi tersebut ke email klien.

Klien dapat melihatnya langsung pada perangkatnya melalui email dan melakukan pembayaran.  

Invoice yang dibuat secara digital menawarkan penyederhanaan proses penagihan yang biasa dilakukan oleh pemilik bisnis. 

Jadi, apa saja fitur yang disediakan oleh sistem ini? Kamu bisa mengeceknya disini:

  • Pelacakan invoice yang telah dibuat;
  • Notifikasi bahwa klien telah melihat invoice yang dikirim;
  • Mengingatkan klien ketika tanggal jatuh tempo sudah dekat;
  • Mengatur penagihan berulang.

Baca juga: Intip Contoh Invoice Penjualan, Pembayaran, dan Tagihan Yuk!

Kelebihan Menggunakan Invoice Digital 

Berikut adalah beberapa kelebihan ketika Invoice Digital diterapkan dalam bisnis kamu:

  1. Sebagai Tanda Terima Klien yang Praktis

Setelah klien menerima invoice secara online dengan cepat secara digital, pembayaran dari klien pun akan lebih cepat dilakukan. 

Tapi, apa untungnya? Invoice ini bisa langsung dijadikan tanda terima. 

Hal ini tentunya sangat memangkas waktu pengiriman yang dibutuhkan oleh metode non digital.

  1. Pembayaran Diselesaikan Lebih Cepat

Dalam invoice digital, kamu dapat menampilkan informasi berupa tautan untuk pembayaran online. 

Mengapa ini penting? Sebab, hal tersebut akan memudahkan klien dalam pelunasan tagihan dan tentu saja memperlancar arus kas bisnis kamu.

  1. Catatan Akuntansi Lebih Ringkas

Apa hubungan catatan akuntansi dengan invoice? Kamu harus tahu jika kedua nya bisa dihubungkan.

Invoice digital bisa terhubung dengan program akuntansi yang ada, sehingga pencatatan akan lebih mudah.

  1. Penghematan Waktu

Dengan adanya sistem yang terintegrasi secara online, kamu akan lebih mudah melakukan pelacakan invoice yang telah dibayar. 

Kamu juga bisa membuat invoice baru serta mengirimnya ke klien secara digital tanpa membuang-buang waktu.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Tagihan: Syarat dan Ketentuan

Kekurangan Invoice Online 

Jadi, invoice ini juga punya kekurangan? Sayangnya, iya. Ada beberapa kelemahan dalam menggunakan invoice secara online antara lain:

  1. Perlunya Biaya Bulanan

Karena kemudahan yang telah diberikan, beberapa perangkat lunak atau fitur penyedia invoice online biasanya menerapkan harga layanannya. 

Dalam bentuk apa biaya ini? Pastinya dalam bentuk biaya bulanan atau biaya tahunan. 

Tidak semua penyedia layanan memberikan pelayanan ini secara gratis sehingga kamu sebagai pelaku bisnis perlu menyiapkan dananya.

Akan tetapi, ini nggak berlaku di Sahabat Bisnis, ya. Di Sahabat Bisnis, semua fitur untuk buat dan kirim invoice bisa kamu dapatkan secara GRATIS!

  1. Kemungkinan Filter Spam Dapat Menyembunyikan Invoice

Terkadang pengiriman invoice secara online yang dilakukan untuk klien akan masuk ke kategori spam di email klien. Maka dari itu, perlu dilakukan konfirmasi kepada klien terkait hal tersebut.

Jika invoice masuk ke dalam email spam, tentunya akan membuat klien tidak menyadari bahwa ada faktur yang menunggu dan harus diselesaikan. 

  1. Adanya Kemungkinan Email Bisa Diretas

Apa mungkin privasi bisnis kita juga bisa dibobol? Tentu saja, karena sifatnya online maka siapapun bisa meretasnya.

Kamu harus tahu jika peretasan email juga sangat mungkin terjadi. Peretasan inilah yang beresiko terhadap privasi bisnis. 

Contohnya, bocornya data penagihan dari pemilik bisnis ke klien yang seharusnya menerima email tagihan.

Maka dari itulah kami selalu meminta pengguna agar mengamankan password dengan aman agar tidak disalahgunakan.

  1. Belum Semua Klien Beradaptasi dengan Format Digital

Digitalisasi mungkin saja belum menjangkau seluruh klien atau memang ada beberapa klien yang belum terbiasa dengan format digital. 

Sembari mengedukasi, mungkin kamu akan tetap memerlukan invoice konvensional untuk klien tertentu.

Walaupun memiliki beberapa kekurangan, namun penerapan invoice secara online tidak memberikan dampak buruk yang signifikan terhadap suatu bisnis. 

Adanya penerapan invoice secara online justru dapat memperlancar kegiatan operasional bisnis kamu dan mendukung kemajuannya.

Penerapan invoice secara online akan memudahkan integrasi terutama bidang akuntansi dalam bisnis kamu. Untuk mewujudkan penerapannya, kami merekomendasikan untuk kamu Invoice Digital Sahabat Bisnis

Kenapa harus pilih Invoice Digital dari Sahabat Bisnis? Apa kelebihannya?

Invoice ini mengusung berbagai fitur terbaiknya untuk memudahkan operasional bisnis kamu sehingga lebih efektif dan efisien. 

Selain membuka layanan invoice secara online, kamu juga bisa menggunakan fitur invoice financing yang akan datang. 

Invoice financing adalah penyediaan bentuk pinjaman jangka pendek dengan memanfaatkan tagihan invoice yang belum dibayarkan sebagai jaminannya. 

Jumlah pinjaman yang bisa kamu dapatkan untuk mendukung bisnis kamu disesuaikan dengan jumlah invoice yang belum dibayar oleh klien kamu. 

Menarik bukan? Yuk wujudkan kemudahan pengembangan bisnis melalui invoice digital dari Sahabat Bisnis. 

online invoice
spot_img

Latest articles

Explore more

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here